Par pilnvarojuma dokumentu oriģinālu paturēšanu

2015.gada 1.janvārī Valsts zemes dienests (turpmāk - VZD) sadarbībā ar Tiesu administrāciju un Tieslietu ministriju ieviesa VZD un zemesgrāmatu vienoto procedūru pakalpojumus, t.sk. ja īpašnieks (kopīpašuma gadījumā visi kopīpašnieki) ierosina Nekustamā īpašuma valsts kadastra informācijas sistēmā (turpmāk – Kadastra informācijas sistēma) reģistrētu un zemesgrāmatā ierakstītu zemes vienību sadali vai apvienošanu viena nekustamā īpašuma sastāvā. Ar grozījumiem Nekustamā īpašuma valsts kadastra likumā (kas pieņemti 2014.gada 30.oktobrī, bet stājās spēkā 2015.gada 1.janvārī) 24.¹panta pirmajā daļā tika noteikts:

“(1) Ierosinot Kadastra informācijas sistēmā reģistrētu un zemesgrāmatā ierakstītu zemes vienību sadali vai apvienošanu viena nekustamā īpašuma sastāvā (…) iesniedz Valsts zemes dienestam iesniegumu, kas vienlaikus adresēts arī zemesgrāmatu nodaļai. Īpašnieks iesniegumu Valsts zemes dienestam iesniedz personiski, uzrādot personu apliecinošu dokumentu, izņemot šā likuma 24.panta ceturtajā daļā minēto gadījumu, vai elektroniskā formā, parakstītu ar drošu elektronisko parakstu, (…). Ja iesniegumu iesniedz īpašnieka pilnvarota persona, iesniegumam pievieno pilnvaru ar notāra vai bāriņtiesas apliecinātu parakstu.”

Atbilstoši tam VZD sagatavoja skaidrojumus par nosacījumiem, kas jāņem vērā, iesniedzot VZD dokumentus VZD un zemesgrāmatu vienoto procedūru gadījumā, ko publicēja VZD tīmekļvietnē un nosūtīja zemes kadastrālajā uzmērīšanā sertificētajām personām (turpmāk - mērnieki).  Minētajos skaidrojumos, kas 2016.gadā tika vairākkārt aktualizēti, tika norādīts:

1. “Obligāti pievienojams dokuments ir notariāli vai bāriņtiesas apliecināts pilnvarojuma dokuments, ja iesniegumu paraksta persona, kas nav zemes īpašnieks/ zemes īpašnieka – juridiskas personas likumiskais (Uzņēmumu reģistrā) reģistrētais pārstāvis (atbilstoši Zemesgrāmatu likuma 58.pantam). Pilnvarojuma dokumenta noformējuma prasības, ko norādījusi LR Tieslietu ministrija, skatīt 1.pielikumā”;
2. “Ja gadījumos, kad pilnvarojuma dokumenta oriģināls ir jau iesniegts zemesgrāmatu nodaļā vai Valsts zemes dienestā, bet dokumentu iesniedzējs nevar noradīt Iesniegumā prasīto informāciju (zemesgrāmatu nodaļas nosaukumu, zemesgrāmatas nosaukumu atbilstoši administratīvi teritoriālajai vienībai un nodalījuma numuru, vai kadastra objekta kadastra numuru vai kadastra apzīmējumu, kuram Valsts zemes dienestā jau iepriekš veikts reģistrācijas vai datu aktualizācijas pakalpojums), tad vienmēr iesniedzams vai uzrādāms jauns pilnvarojuma dokumenta oriģināls, lai glabātu to Valsts zemes dienestā vai veidotu tā apliecinātu elektronisko kopiju. (Dokumenta oriģinālu atdod atpakaļ klientam, ja tā saturs attiecas uz pastāvīga nekustāmā īpašuma izveidošanu zemesgrāmatā, piemēram, dokumentā minēts, "izveidot jaunus nekustamos īpašumus", "sadalīt nekustamo īpašumu divos (trijos…) nekustamos īpašumos" utml. (Informācija aktualizēta 22.07.2016., 01.08.2016. un 21.10.2016.).”

Saprotot, ka universālpilnvaras ietver plašu deleģējumu un tajās  var nebūt minēts konkrēts uzdevums, piemēram, ”izveidot jaunus nekustamos īpašumus", "sadalīt nekustamo īpašumu divos (trijos…) nekustamos īpašumos" utml., arī šajos gadījumos VZD lūdz uzrādīt universālpilnvaras oriģinālu un sagatavo tās apliecinātu kopiju, nepaturot universālpilnvaras oriģinālu.

Ja pilnvarojuma dokumentā nav norāde par pastāvīga nekustamā īpašuma izveidošanu zemesgrāmatā (izņemot universālpilnvaras gadījumā), tad VZD un zemesgrāmatu vienoto procedūru gadījumā atbilstoši Nekustamā īpašuma valsts kadastra likuma 60.² panta trešajai daļai un Tieslietu ministrijas 2020.gada 2.janvāra iekšējiem noteikumiem Nr.1-2/1 “Valsts zemes dienesta, Tiesu administrācijas un rajona (pilsētu) tiesu sadarbības kārtība zemesgrāmatu jautājumos un zemesgrāmatu lietu izskatīšanā”, VZD jāiesniedz īpašnieka vai tā pilnvarotās personas iesnieguma un tam pievienotā pilnvarojuma dokumenta oriģinālus (izņemot pilnvarojuma dokumenta oriģinālu, kura saturs attiecas uz pastāvīga nekustamā īpašuma izveidošanu), ko glabā VZD.

Ja mērnieks VZD iesniedz dokumentus pakalpojumam, kas nav pildāmsVZD un zemesgrāmatu vienoto procedūru ietvaros, tad pilnvarojuma dokuments tikai jāuzrāda, lai klientu apkalpošanas konsultants izgatavotu tā apliecinātu elektronisko kopiju.